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Passt Ihr Recruiting zu Ihnen?

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Finden Sie immer die Mitarbeiter, die Sie brauchen? Haben Sie genügend passende Bewerber?

Sind Sie der Meinung, dass klassische Stellenanzeigen noch ausreichen, um seine Mitarbeiter zu finden und halten Sie Recruiting-Software für Humbug?

Oder sind Sie bereits ein Verfechter der elektronischen Lösungen und halten die Personalabteilung für überholt?

Warum Sie heutzutage einen Recruiting-Prozess passend für Ihr Unternehmen schaffen sollten und inwiefern Sie dabei von spezieller Software unterstützt werden können, darüber unterhalte ich mich mit Herrn Dr. Karl-Heinrich Bruckschen, Recruiting-Berater und Geschäftsführer der Firma upo – Bausteine für Ihren Rekrutierungserfolg.


Warum braucht man heutzutage ein passgenaues Recruiting?

Die Recruiting-Welt hat sich in den letzten Jahren deutlich verändert. Sie hat an Vielfalt und Dynamik gewonnen. Das zeigt sich nicht nur in Stellen, die zunehmend schwer zu besetzen sind. Auch die Digitalisierung führt zu einer Flut an Innovationen auch in Recruiting und Personalauswahl. Bewerbervorstellungen und –erwartungen wandeln sich. Außerdem haben sich die „Machtverhältnisse“ zwischen Kandidaten und Arbeitgebern gedreht. Wer in dieser Situation passgenaue Bewerber möchte, braucht auch passgenaues Recruiting.

Und je genauer ich mein Recruiting auf die speziellen Gegebenheiten und Bewerberzielgruppen abstelle, desto passender werde ich Stellen besetzen können.

Viele Unternehmer meinen: „Ich finde Mitarbeiter durch Stellenanzeigen beim Arbeitsamt und in Jobbörsen bzw. in der Zeitung. Dazu brauche ich keine Beratung.“
Was sagen Sie diesen?

Zunächst sage ich dann mal „herzlichen Glückwunsch!“. Denn es ist in dem gerade aufgezeigten Szenario nicht mehr selbstverständlich, Stellen nur über klassische Anzeigen passend besetzen zu können. Je nach regionaler Arbeitsmarktlage und der gesuchten Kompetenzen wird das vielen aktuell schon nicht mehr gelingen. Und die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche engt den Weg über Stellenanzeigen in Online- oder Printmedien immer mehr ein.

Über Stellenanzeigen erreicht man z.B. keine potenziell geeigneten Kandidaten, die nicht aktiv auf der Suche nach einer neuen Stelle sind, aber bei interessanten Unternehmen und Stellen durchaus einen Wechsel erwägen. Diese Kandidaten werden nicht gezielt nach Stellenanzeigen schauen und schon gar nicht auf gemeldete Stellen bei der Arbeitsagentur stoßen. Diese passiv suchenden Bewerber erreicht man auf anderen Wegen, die einem kundige Berater aufzeigen können.

Selbst aktiv suchende Bewerber, die ein entsprechendes Stellenangebot sehen, erwarten zudem weitere Informationen zum Unternehmen, zu Ansprechpartnern und zukünftigen Kollegen. Diese Informationen sind nicht und können auch gar nicht alle in Stellenanzeigen vermittelt werden. Hier sind also „flankierende“ Maßnahmen erforderlich wie aussagekräftige Karriereseiten und ein Engagement in Social Media. Und dabei ist Einiges zu beachten. Berater helfen auch hier, Zeit und Geld zu sparen.

Die Firmen klagen oft, dass es nicht genügend Fachkräfte gibt. Auf der anderen Seite erlebt man gerade in der Personaldienstleistung viele gut qualifizierte Arbeitskräfte, die vergeblich eine passende Stelle suchen. Was ist eigentlich dran an dem vielzitierten Fachkräftemangel?

Schon vor über 2 Jahren machte der Buchtitel „Mythos Fachkräftemangel“ in HR-Kreisen Furore, in dem Martin Gaedt das Thema ausführlich beleuchtet hat. Natürlich wird das Thema auch weiterhin kontrovers diskutiert. Die Einstufung als Mythos ist aber m.E. sehr berechtigt.

In unserer Praxis beobachten wir schon seit längerem den Wunsch von Arbeitgebern, Positionen immer absolut maßgeschneidert besetzen zu wollen. Im Idealfall hat der Kandidat genau die mit der Stelle zu erfüllenden Aufgaben bereits vorher nachweisbar und erfolgreich ausgeführt. Ausnahmen davon werden allenfalls bei Einstiegspositionen gemacht, bei denen aber oft ebenfalls lupenreine Werdegänge bei besten Benotungen und umfangreichen Kompetenzpaletten gewünscht sind. Besonders deutlich wird das z.B. bei der Abklärung erforderlicher Kompetenzen, wenn im ersten Wurf gerne erstmal alle zur Diskussion gestellten Kompetenzfelder vom Arbeitgeber als besonders wichtig eingestuft werden.

Dass dabei die Luft eng wird, sollte jedem klar sein. Solange immer die vermeintlich besten Mitarbeiter und nicht die wirklich passenden gesucht werden und man davon auch noch eine komfortable Zahl zur Auswahl haben will, bleibt die Erklärung Fachkräftemangel im Raum stehen. Wenn dann noch, AGG hin oder her, ganze Arbeitnehmerkohorten (40+, 45+, 50+,…) oder andere Gruppen grundsätzlich nicht gewünscht sind, wird der sogenannte Fachkräftemangel zusätzlich verstärkt.

An welchen Stellschrauben kann man drehen, um den Recruiting-Prozess zu optimieren?

Das ist eine sehr weitreichende Fragestellung. Grundsätzlich muss der Recruitingprozess von der Bewerbergewinnung über das Bewerbermanagement, der Personalauswahl bis zum Onboarding betrachtet werden. Auf dieser Reise gibt es eine Vielzahl von Stellschrauben.

Im Bereich der Bewerbergewinnung schauen wir uns Stellenanzeigen, Internetaktivitäten (z.B. Karriereseite, Social Media Präsenz) aber auch Möglichkeiten des Active Sourcing an. Beim Bewerbermanagement gibt es Stellschrauben im Bewerbungsablauf (z.B. Online-Bewerberportal), in der Bewerberkommunikation und im Bewerbermanagementsystem.

Je nach Anforderungen an die Kandidaten haben wir es bei der eigentlichen Auswahl zusätzlich mit einer Vielzahl von Stellschrauben zu tun. Wie die Auswahl gestaffelt ist, welche Anforderungen mit welchem Instrument in welcher Reihenfolge abgeklärt werden, ist entscheidend für Einsatz und Erfolg des Auswahlverfahrens.

Und zuletzt müssen auch die Optionen nach erfolgreicher Auswahl der Kandidaten richtig eingestellt werden. Wenn das Vertragliche vom vorab Besprochenen abweicht, wenn die Formalitäten zu lange brauchen, wenn der Kontakt zum Kandidaten abreißt, fängt der Prozess im Zweifel wieder von vorne an – Zeitverlust und vermeidbare Kosten inklusive.

Was kann spezielle Recruiting-Software heute leisten?

Recruiting-Software kann in allen vier Prozess-Phasen unterstützen. In erster Linie wird aber an Bewerbermanagementsysteme (BMS) oder auch Applicant-Tracking-Systeme (ATS) gedacht. Die Grundlage dieser Systeme bildet generell die Stellen- und Bewerberverwaltung. Personaldienstleister benötigen darüber hinaus noch eine Mandantenverwaltung, um Projekte für unterschiedliche Auftraggeber managen zu können.

Zentrale Aufgabe der Systeme ist es, möglichst viele Aufgaben der Recruiter zu unterstützen oder sogar automatisch zu übernehmen. Sind die Parameter für eine auszuschreibende Stelle abgesteckt, kann ein solches System z.B. die Schaltung von Stellenanzeigen in den vorgesehenen Kanälen automatisch ausführen.

Bei der Verarbeitung der eingehenden Bewerbungen können Systeme große Arbeitslasten abnehmen. Die technischen Möglichkeiten sind beeindruckend, wenn es um Texterkennung, Zuordnung von Informationen aus den Unterlagen in Datenbankfelder bis hin zum Abgleich von hardfacts geht.

Zentral ist dann der Abgleich der Bewerberparameter mit den Stellenparametern, neudeutsch das Matching. Aktuelle Systeme bieten entweder direkt eingebundene oder Interfaces zu externen Auswahlinstrumenten (z.B. Onlinetests, ‑assessments) sowie eine übersichtliche, einheitliche Darstellung von Beurteilungen für Personaler und Fachbereichsvertreter.

Damit bin ich bei einem aus meiner Sicht ganz wichtigen Punkt der Recruiting-Software. Im besten Fall unterstützt sie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Entscheidern (Recruiter, Fachbereiche, Geschäftsführung) und natürlich zu den Bewerbern. Man kann kaum glauben, wie oft ich in Projekten noch auf das zentrale Ausdrucken von Bewerbungsunterlagen und eine umfangreiche Hauspostverteilung stoße. Das ist nicht nur arbeitsintensiv und bremst, es birgt auch das Risiko, dass Bewerbungsunterlagen verloren gehen bzw. in Vergessenheit geraten.

Im Gegenzug dazu, was kann sie nicht leisten?

Es wird m.E. nie bzw. zumindest nicht in absehbarer Zeit (man soll ja nie nie sagen) ein Recruiting auf Knopfdruck geben. Recruiting Software muss zunächst mit allen relevanten Informationen und Parametern gefüllt werden. Der im System abgebildete Prozess muss auf die Stellenprofile und Anforderungen des Unternehmens abgestellt sein. Eine Lösung für alle wird nicht funktionieren.

Aktuell werden immer mehr Lösungen lanciert, die die Persönlichkeit der Kandidaten auf Basis von Tests oder aufgrund der Wortwahl oder sogar aus den verfügbaren Informationen im Internet ableiten. Zum Beispiel gibt es Stimmen, die aus der Zahl der Facebook-Freunde Rückschlüsse auf die Sozialkompetenz von Bewerbern ziehen. Davon halte ich persönlich nicht viel. Vielmehr denke ich, dass selbst bei den vielen durchaus seriösen Persönlichkeitstest am Ende immer noch Interpretationsspielräume gegeben sind. Die vielen möglichen Ergebnisse zu Fach-, Methoden-, Sozial-, Selbstkompetenz müssen mit Bezug zu den Stellenanforderungen abgewogen werden und ggf. auch Risiken berücksichtigt werden. Dazu bedarf es auch zukünftig erfahrener Recruiter.

Und vielleicht einen wichtigen letzten Punkt. Eine wertschätzende, persönliche Kommunikation wird von Recruiting-Software allenfalls unterstützt, aber nie übernommen werden können. Leider wird dieser Vorteil von Recruitern und Fachbereichsvertretern, wie wir häufig von Bewerbern hören, nicht ausgespielt. Aber auch an dieser Stellschraube lässt sich erfolgreich drehen.

Die kleinen Unternehmen sagen oft: „Das ist ja alles gut und schön aber für mein Unternehmen lohnt sich das nicht.“
Gibt es auch sinnvolle Software-Lösungen für kleine Unternehmen?

Recruiting-Software-Lösungen gibt es m.E. für jeden Geldbeutel und für jede Unternehmensgröße. Gerade kleine Unternehmen mit wenig personellen Ressourcen können sich mit der entsprechenden Software stärker auf die wirklich wichtigen Aufgaben im Recruiting konzentrieren. Sehr flexible, skalierbare Lösungen sind verfügbar. Und selbst mit Office-Bordmittel können – richtig eingesetzt – bereits deutliche Verbesserungen erzielt werden, auch wenn ich das so nur in Ausnahmefällen empfehle.

Wichtig ist es, sich vor der Einführung egal welcher IT-Lösung Gedanken zu machen, welche Aufgaben und welche Abläufe damit unterstützt werden sollen. Welche Mitarbeiter sind involviert? Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen erfüllt sein? Sollen später weitere Ausbauschritte erfolgen?

Ist das geklärt und festgehalten, können Anbieter gezielt befragt werden und Angebote eingeholt werden. Viele angebotene Lösungen können kostenfrei getestet werden. So lassen sich Eindrücke zur Benutzung im Alltag gewinnen. Zusätzlich bieten Referenzen Informationen zum Anbieterverhalten und z.B. zur Stabilität der Systeme.

Die Suche und Auswahl nach einer passenden IT-Lösung ist natürlich aufwändig. Nichts ist aber teuerer als eine Lösung, die nicht oder nur unzureichend genutzt wird, weil die Anwender unzufrieden mit der Prozessunterstützung sind. Deshalb ist die Zeit und der inhaltliche Input im Vorfeld auch hier gut investiert. Und hier möchte ich nochmal auf eine der vorherigen Fragen zurückkommen. Auch bei der Auswahl der passenden IT-Lösung ist die Unterstützung durch Berater sinnvoll.


kb201610042Autoreninfo:

Dr. Karl-Heinrich Bruckschen ist seit über 20 Jahren als Unternehmensberater tätig. Als „Recruiting-Qualitäter“ unterstützt er bei „upo – Bausteine für Rekrutierungserfolg“ Unternehmen dabei, die Stellschrauben für ihr Recruiting optimal zu justieren. Relevante und aktuelle Informationen dazu werden von seinen Mitstreitern und ihm außerdem auf dem Fachportal Rekrutierungserfolg.de zur Verfügung gestellt.

Sie erreichen Herrn Dr. Bruckschen per Email unter k-bruckschen@upo.de oder telefonisch unter 0221 / 716 676 766.

 

 


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